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常见问题

速达软件数据初始化杂谈
会计电算化就是从手工做帐转化为财务软件应用来代替手工做帐,但对于会计电算化期初建帐,基本上的步骤也是不离其中的。这里以速达3000软件来说明会计电算化期初建帐的流程步骤。

一、开设或新增账套

    开始使用速达3000时,首先要根据公司的实际情况开设适合公司使用的账套,即初始化。在初始化的过程中可以进行与公司业务有关的各种基木数据和资料的设置,以方便今后的使用。
在选择公司账套时单击“新增”来新建或增加一个新的账套。

二、账套信息初始化
账套基木信息共有五页组成,必须按照系统规定的顺序依次进行侮一页的操作,完毕后按‘下一步”按钮方可进行下一页的操作。
1.账套参数
    计算机管理账套是按照文件的方式进行管理的,因此侮个账套必须有一个文件名,称为账套代号。
    (1)账套代号:在‘账套代号”后填入此套账的代号,该代号有十个编码长度,可由字母、数据或汉字组成,但不可以含有以下字符:/:*?“<>I。
    (2)数据目录:数据目录是由系统在创建账套时根据输入的账套代号自动创建产生,用户不可修改。并且,以后该账套的所有数据都将存放在数据目录所指定的路径中。注意:用户在备份账套数据时,可用系统提供的备份/恢复功能来实现。也可用其它专业备份压缩工具来处理,仅需将该数据目录下的所有文件备份出来即可。
    (3)企业名称:在企业名称编辑框中输入公司的全名。
    (4)纳税性质:系统按照国家税务管理的要求,将纳税人分方‘一般纳税人”和“小规模纳税人”,用户可以根据企业的实际情况进行选择。如果选择了小规模纳税人,则在进销存业务和会计业务中有关的税务问题需要用手工进行调整。如果选择了一般纳税人,则上述业务中的税务问题将根据有关业务中所开单据的税额情况自动进行处理。当然,也可以根据企业的具体情况进行手工修改。
    (5)用户如果选择‘进销存系统与账务系统结合使用”,所有进销存业务在单据保存后即自动产生凭证,存货类及相关会计科目限制产生下级明细科目,有关数量金额账等资料的查询需在进销存报表中进行。选择‘进销存系统与账务系统分开使用”,进销存业务单据不能自动产生凭证,所有会计科目都能产生下级明细科目。
2.行业属性
    系统内己经预设了会计科目表及报表。这个功能的作用是为采用标准科目结构的企业提供预设资料,以减轻用户在科目和报表设定中的工作量。
    系统提供商品流通企业”少工业企业”犷旅游饮食服务企业”交通运输企业”房地产开发企业”、“施工企业”、“农业企业”、“行政单位”、“事业单位份‘外商投资商业企业”少外商投资工业企业”"外商投资旅游饮食企业”等十二个行业。无论选择何种行业,系统都将提供一套完整的预设会计科目和会计报表。其它行业可以根据自身的企业性质自行定义会计科目和报表形式。
   操作完成后,按“下一步”按钮,进入管理员初始化。
3.管理员
    系统为每套账设置一名享有全部操作权限的管理员。此处需填上管理人员的姓名及用该管理员登录时的口令。口令需要填写两次,即在‘管理员口令”与“口令校验”处填写,为防止口令暴露在外,将用“*”号代表你输入的任意字符。两处所填入的口令必须一致,否则系统将不予接受。操作完成后,按“下一步”按钮,进入科目级长。
4.科目级长
    系统提供最多六级的会计科目,除第一级科目长度由系统根据企业类别来定义外,其它各级科目长度均可以根据木单位的实际情况来定义长度,但科目编码总长度不得超过18位。系统同时将根据用户选择的企业类别设胃预设科目。单击“科目级长”栏目后的按钮即可设置科目长度。会计科目的级别以及各级长度的确定,应综合考虑各方面的因素,既要便于操作又要为今后的发展留有余地。因为一旦新建账套完成,所设定项目均无法再做任何修改。操作完成后,按‘下一步”按钮,进入启用日期初始化。
5.启用日期
    由于我国的计划年度和财政年度采用的是日历年度,《企业会计准则》规定我国企业的会计期间按年度划分,以日历年度为一个会计年度。即从每年的1月1日至12月31日为一个会计年度。由于大多数企业会计分期皆采用日历月度为会计期间,因此,系统默认会计月历为“自然月份”,即从当月的第一天起到当月的最后一天止,全年为12个会计期间。系统默议‘账套启用日期”为当前会计工作年度和会计工作日期,如需修改可单击栏目中的下拉按钮,从中选择需要的时间进行修改。
    单击“取消”按钮,放弃操作并退出界面。单击“创建账套”按钮,即可进入下一界而创建新账套,并进行账套数据初始化。

三、进销存初始化
成功地生成账套后,系统将会要求输入账套的初始数据,如果是一个完全的新生企业(没有发生过任何进销存业务和会计业务),则可以直接‘启用账套”。如果不是一个全新的企业,则必须进行初始化设置,以便将前期的业务数据转入到木账套中来。这时要先进行进销存的初始数据设置。
    单击“进销存初始化”菜单,从中一项一项的选择,并进行初始操作。
    所有项目的操作方法,参阅第二章‘基木资料”中的相关章节。

四、账务初始化
    进销存数据初始化完成后,便可以进行账务系统的初始化工作。
    其中:“会计科目”、“凭证摘要”、“币种资料”的操作“基木资料”中的相关章节,“固定资产类别”少固定资产增减方式”产固定资产使用状况”的操作。

五、固定资产初始数据
    如果选择固定资产核算模块来核算企业的固定资产,则与固定资产相关的所有数据资料必须初始化。单击“账务初始化”菜单,从卜拉列表中选择“固定资产初始数据”进入界而。
1.修改固定资产初始资料
    在固定资产初始化窗口中,选中需要修改的固定资产项目,单击‘修改”按钮,进入修改固定资产界而,操作方法同增加固定资产方法。
2.删除固定资产初始资料
    在固定资产初始化窗口中,选中需要删除的固定资产项目,单击‘删除”按钮,系统会给出提示,要求确认是否要删除当前的固定资产资料,单击‘是”按钮,即可删除。
3.退出固定资产初始数据
    在固定资产初始化窗口中,单击右上角的“x”,即可退出木模块。
4.增加固定资产初始数据
    初次进入时,此窗口的数据区域为空白界面,单击“增加”按钮,系统会弹出固定资产录入窗口,这时就可以录入固定资产资料了。
5.固定资产卡片
    以建立固定资产卡片的形式对固定资产进行管理,是固定资产管理中最常见的方法,固定资产卡片专门用来登记与固定资产有关的信息资料。
    (1)固定资产编码:固定资产编号是资产的管理者给资产所编的编号,可以在输入卡片时直接用手工输入,这里的编码长度共计有10个。注意:固定资产编码一经确定,在己经进行过相关业务处理后将不允许修改,未进行过相关业务处理时允许修改。
    (2)固定资产名称:固定资产规定的名称,这里共有24个编码长度,即12个汉字位,可以输入汉字,也可以输入字符。
    (3)固定资产类别:单击栏目后的下拉按钮,从中选择固定资产的类别,这里的类别是企类别资料”中输入的。资产类别是单位根据管理和核算的需要给资产所做的分类,可参照国家标准分类,也可根据需要自己分类。
    (4)规格型号:固定资产的有关标志,可直接输入。
    (5)所属部门:对该固定资产实施管理的部门。单击栏目后的下拉按钮,从中选择部门,这里的部门是在‘部门资料”中输入的。
    (6)增减方式:固定资产增加或减少的方式。单击栏目后的下拉按钮,从中选择一种方式,这里的方式是在‘增减方式”中输入的。
    (7)使用状况:这里的资料是在基木资料的“固定资产使用状况”模块中输入的。单击栏目后的下拉按钮,从中选择一种即可。
    (8)入账原值:木套账开账时固定资产的原始价值。包含年初至开账前固定资产原值的调整金额,可直接输入。

六、账务初始数据
    用计算机代替手工进行会计业务的处理时,必须将手工账簿中所有科目的数据完整地连接到计算机账簿中的相应会计科目中,这一个连接的过程就是账务数据的初始化。在初始化”菜单中选择‘账务初始数据”,系统将弹出一张会计科目初始数据录入表。
    系统默认以人民币为记账本位币,首先提供核算木位币的初始数据录入界而:
    (1)科目代码:代表该会计科目的标准编码。
    (2)科目名称:会计科目资料中定义的会计科目名称。
    (3)方向:系统默认在会计科目初始化时定义的会计科目余额方向,此处不能修改。
    (4)年初余额:选定会计科目木会计年度的最初余额,该栏目的数据由木年累计发生栏的借方数、贷方数以及期初余额栏的数据自动计算产生,无需操作(为区别起见,以淡黄底色表示)。
    (5)木年累计发生:选定会计科目年初至本期止发生额合计,分借方合计和贷方合计,借方合计计入借方栏,贷方合计计入贷方栏。
    (6)期初余额:木系统启用时选定会计科目的账面实有金额。
    (7)木年损益累计发生:所有损益类科目年初至本期发生的实际金额数(这里的实际金额数不包括期末结转木期损益时的会计凭证中损益科目的结转金额)。
      将开账前的会计资料输入各相应的会计科目所对应的单元格里,光标离开该单元格后,数据将自动保存。
    注意:如果选择固定资产核算模块来核算企业的固定资产,则与固定资产相关的会计科目数据将由系统从固定资产初始数据模块中自动结转产生,如果米选择固定资产核算模块来核算企业的固定资产,则必须在这里手工输入与固定资产相关的会计科目数据。
    若有外币账户,请单击窗口左上角显示“人民币”栏目中的下拉按钮,从下拉列表框中选择相应的外币币种,系统将提供外币账户初始界面供你录入初始数据。汇率栏中显示的汇率是在币种资料中录入的汇率,此处不能修改。原币栏输入己选定的外币金额。木位币栏由系统根据在原币栏中输入的金额乘以汇率自动产生。
    注意:外币录入界而中列示的会计科目,是在定义会计科目时己定义了核算外币的会计科目,为定义核算外币的会计科目则不显示。只有核算外币业务的科目才能外币初始数据(注意:表中的年初余额栏是在你输入了其它栏目的内容后由系统自动计算产生的,不能编辑它,此处用淡黄色背景表示以示区别)。
    全部会计期初数据输入完毕后,请再次单击窗口左上角的下拉列表框,从中选择“试算平衡表”,系统会自动将各科目借贷方的期初数进行试算平衡此时所有外币都将折算成记账木位币进行计算),系统进行试算平衡时是将所有的有关账务数据全部合计在一起进行的,因此只有将所有的木位币、外币、辅助账、固定资产等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡。试算平衡表中会显示出所有科目的年初借方、年初货方、累计借方、累计贷方、期初借方、期初货方各项数值。
    当试算平衡后,系统会在上方的窗口中显示‘试算表平衡,可以开账”的黑色字样,此时就可以开账了。否则,系统会在上方的窗口中显示“试算表不平衡”的红色字样,并且不允许开账。单击“启用账套”按钮,系统会出现提示界面要求确认是否启用账套,单击“确定”按钮,该账套即被启用。

七、账套初始化对其它业务数据的影响
    数据初始化的过程,实际上是一种数据准备和结转的过程,如果用户是一个全新的、没有进行过任何账务核算,没有任何数据需要从过去的其它账簿中转入木系统的账簿的话,数据初始的过程是不需要操作的,而对于一个早就存在的、已经进行过账务核算,现在使

八、启用及删除账套
1.启用账套
    当所有初始化工作完成后,就可以启用此账套了。从文件菜单中,单击“启用账套”项,系统将会提出询问,单击“确定”按钮即可。
2.删除账套
    因为某种原因需要删除账套,只要在新增账套的界面中,单击‘删除”按钮即可。只有该账套的管理员才有权删除该账套,因此在删除账套时,需要输入管理员口令。删除操作完成后,所有该账套的数据都被删除掉了。

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